A közúti fuvarokmányok digitalizálása nem pusztán annyit jelent, hogy elektronikus formátumban tárolnak és használnak dokumentumokat. Ezek kezelése komplex rendszerben történik, az okmányok adatai igény szerinti összesítésben hívhatóak le az adatbázisból, összesíthetőek, archiválhatóak stb. 

Az egyszer pontosan felvitt adatok a rendszerből bármikor elérhetőek, a tévedés és hiba lehetőségei nagy mértékben csökkennek.

Az elektronikus okmánykezelés gyakran elektronikus flottakezeléssel is társul, melynek alapját az ún. M2M (machine to machine) vagyis automatikus adatáramlást biztosító rendszerek jelenthetik. Az emberi beavatkozást nem kívánó rendszerek nagy költségmegtakarítást, gyorsaságot és rugalmasságot biztosítanak azoknak a vállalatoknak, amelyek beépítik ezt a lehetőséget az ügyviteli folyamataikba.

Az elektronikus dokumentumok hitelesítése is online történik, azaz a fuvarlevél létrejötte, aláírása és iktatása között nem feltétlenül kell eltelnie a szállítás és visszaszállítás idejének, ami 15-25 nap is lehet.

A papír alapú dokumentumok kiváltásával megszűnik az “egy adott tárgy” problémakör, azaz nincs tovább arról szó, hogy a fuvarlevél egyetlen a gépkocsivezetőnél levő példánya elveszik, megsemmisül, ellopják, elhagyják stb. A digitális fuvarlevél akárhányszor kinyomtatható, kinyomtatott példányai pótolhatóak, méghozzá a digitális aláírásokkal, időbélyegzőkkel együtt hiteles okmány minőségben.

A digitális fuvarokmányok – köztük az e-fuvarlevél – óriási előnye, hogy az okmányellenőrzés miatt nem kell a gépkocsit megállítani, az ellenőrzés miatt feltartani, hiszen weben elérhetőek az adatok, személyes átvizsgálásra csak akkor lehet szükség, ha az okmányokat nem találják rendben. Ez óriási időnyereség a fuvarozó számára.